ADMQ

Web

2024

Année de lancement

Application Web

Technologies utilisées

Simplifier la gestion administrative pour les directeurs municipaux

Contexte

L'Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ) est la source de référence et d'accompagnement des directeurs généraux et greffiers-trésoriers des municipalités du Québec.

Fort de cette position privilégiée dans l'écosystème municipal, l'ADMQ cherchait à enrichir son offre de services avec une solution numérique complémentaire. L'association avait identifié une opportunité face aux défis croissants du secteur : le roulement de personnel, la complexité de gestion et l'isolement des directeurs municipaux rendent l'acquisition d'information et la gestion quotidienne de plus en plus difficiles. Pour répondre à cette problématique, l'ADMQ souhaitait créer un tableau de bord spécialisé qui faciliterait le travail de leurs membres - une nouvelle proposition de valeur dans leur écosystème de services.

Mandat et objectifs

L'ADMQ a mandaté Mirego comme partenaire technologique pour concrétiser sa vision de développer un tableau de bord numérique qui s'intègre naturellement aux méthodes de travail existantes des directeur·rices des municipalités, MRC et régies.

Objectifs stratégiques :

Centraliser l'information critique

Regrouper documents, références légales et procédures dans un environnement unifié

Automatiser les rappels d'obligations

Simplifier la gestion des échéances en signalant automatiquement les obligations en retard.

Faciliter la collaboration

Permettre la délégation efficace et la pérennité des informations au sein des équipes municipales

Assurer la mise à jour continue

Maintenir automatiquement les exigences légales et réglementaires à jour

Approche

Recherche utilisateur immersive

Mirego a adopté une approche stratégique basée sur la compréhension approfondie des utilisateur·rices et l'identification des points de friction critiques et des défis uniques à la direction municipale.

Pour surmonter ces défis, Mirego a développé une stratégie reposant sur trois leviers complémentaires :

Prise en main simplifiée : Faciliter le onboarding en introduisant les fonctionnalités à l'utilisateur·rice dès son inscription.
Mécanismes de réactivation : S’intégrer dans les habitudes et les outils actuels des utilisateur·rices pour créer des mécanismes qui les ramènent naturellement vers la plateforme.
Effet de réseau : Transformer les utilisateur·rices en un écosystème interconnecté où la collaboration et la délégation de tâches créent de la valeur supplémentaire et renforcent l'engagement.

Cette approche stratégique assure qu'un maximum d'utilisateur·rices vivent la proposition de valeur le plus souvent et le plus longtemps possible, garantissant ainsi l'adoption et la rétention nécessaires au succès du projet.

Solution

Munys : un nom porteur de sens

Pour clarifier l'offre et faciliter l'adoption, Mirego a recommandé la création d'une sous-marque dédiée à l'outil de gestion. Le nom « Munys » a émergé de cette réflexion stratégique, jouant sur une double référence parfaitement alignée avec la mission : « municipalités » pour ancrer l'outil dans son secteur, et « munir » pour exprimer l'action de doter les municipalités des ressources nécessaires à leur succès.

Munys se positionne comme l'outil qui munit véritablement les gestionnaires municipaux des ressources nécessaires à leur réussite. Cette promesse de marque dépasse la simple fonctionnalité logicielle pour devenir un véritable partenaire dans la gestion quotidienne des municipalités.

Fonctionnalités

Plus qu'un logiciel : un partenaire de productivité

Munys transforme la complexité administrative municipale en flux de travail organisé. L'outil s'adapte aux méthodes existantes des gestionnaires plutôt que de les forcer à changer leurs habitudes. Cette approche permet aux directions municipales de passer d'une gestion réactive à une planification proactive, gardant une longueur d'avance sur leurs nombreuses obligations.

Recherche contextuelle alimentée par l'IA

Une fonctionnalité de recherche avancée utilise l'intelligence artificielle basée sur des représentations sémantiques vectorielles. Contrairement à la recherche classique basée sur des termes exacts, la recherche vectorielle comprend l'intention et trouve des contenus similaires même avec des mots différents. Combiné au système de recherche par mots-clés, cette technologie permet aux utilisateur·rices de trouver l'information pertinente beaucoup plus rapidement.

Calendrier intelligent des obligations

Le cœur de Munys repose sur un calendrier des obligations légales et réglementaires qui présente une vue d'ensemble claire : les priorités d'aujourd'hui, de la semaine, du mois et de l'année. Fini le jonglage mental avec les échéances multiples : l'utilisateur voit immédiatement les retards, les dates importantes à prévoir et peut planifier en anticipant plutôt qu'en réagissant.

Personnalisation adaptative

Reconnaissant que chaque municipalité a ses particularités, Munys permet d'ajouter des notes personnalisées, d'intégrer ses propres documents et d'adapter les workflows aux besoins spécifiques de l'organisation. L'outil se module aux réalités terrain plutôt que d'imposer une approche unique.

Gestion contractuelle et traitement des demandes

Un module spécialisé accompagne les directeurs dans la gestion contractuelle et le traitement des demandes d'accès à l'information. Il inclut un calculateur de délai automatique et la prise en compte des plaintes et addenda, transformant des processus complexes en workflows guidés.

Interface de Sélection du mode de passation des contrats

Fiches d'action détaillées

Chaque obligation est accompagnée d'une fiche complète incluant les étapes à réaliser, les documents nécessaires et les références légales pertinentes. Cette centralisation élimine la recherche d'information - tout est déjà associé à la bonne tâche au bon moment.

Délégation et collaboration intégrées

Munys permet d'assigner des tâches ou des obligations directement dans la plateforme, créant un effet de réseau qui engage multiple utilisateurs. Cette fonctionnalité répond au défi d'assiduité en créant des interactions régulières et des rappels naturels.

Mises à jour dynamiques et nouvelles

Un système de nouvelles intégré assure que les utilisateurs sont immédiatement informés des nouveautés importantes de l'ADMQ dès l'ouverture de l'application. Les obligations, outils et formations sont constamment mis à jour, garantissant que l'information reste actuelle et fiable.

Identité visuelle

Une identité au service de la mission

L'identité visuelle de Munys reflète les valeurs d'accessibilité et de clarté essentielles pour des utilisateurs aux profils variés. Chaque choix chromatique et typographique vise à réduire les frictions cognitives, permettant aux gestionnaires de se concentrer sur leurs tâches plutôt que sur l'apprentissage de l'outil.

Technologies

Solution sur mesure moderne et pérenne

Plutôt que d'adapter une solution générique aux besoins spécifiques de l’ADMQ, l'équipe a privilégié pour Munys une architecture logicielle sur mesure utilisant des technologies open-source éprouvées : Elixir, Phoenix, Docker et PostgreSQL. Ce choix technologique garantit une base solide pour le développement efficace de fonctionnalités tout en s'appuyant sur des paradigmes ayant fait leurs preuves.

Cette architecture technique moderne assure un contexte optimal d'évolution pour le produit, permettant non seulement de répondre aux besoins actuels mais aussi d'évoluer facilement selon les nouvelles exigences, sans contraintes technologiques qui pourraient limiter l'adaptation aux besoins futurs. Cela garantit un investissement technologique durable pour l'ADMQ.

Logos d'Elixir, Phoenix, Docker et PostgreSQL

« Munys est l'outil par excellence pour les directeurs généraux de municipalités. C'est un outil centralisé qui nous permet de planifier notre travail sans craindre d'oublier quoi que ce soit, avec toutes les références nécessaires à la bonne marche de nos nombreuses tâches. C'est un outil aussi essentiel qu'un logiciel comptable ou la suite Office, et à moindre coût ! »

⏤ Marco Langlois, DMA, directeur général et greffier-trésorier, Saint-François-de-l'Île-d'Orléans

Résultats

Les résultats témoignent d'une adoption rapide et d'une intégration réussie dans les processus de travail, confirmant la pertinence de cette solution spécialisée pour le secteur municipal.

+126^%

des objectifs de vente dépassés

Les ventes de clés d'activation ont largement surpassé les prévisions initiales.

79^%

de taux de conversion

Plus des trois quarts des utilisateur·rices éligibles ont renouvelé leur licence annuelle.

51^%

d'engagement hebdomadaire

La moitié des utilisateur·rices utilisent Munys au moins une fois par semaine.

Projet suivant

TOMA™

Web

Industriel