Le Pomodoro: une technique assez simple pour maximiser sa productivité

En cette période de distanciation sociale, plusieurs personnes se retrouvent à travailler de la maison. Le télétravail vient avec son lot de défis qu’il faut apprivoiser. 

Il peut être difficile d’arriver à se concentrer dans un environnement qui était auparavant associé à la détente et à la relaxation. Tout comme les nombreux outils de messagerie instantanée qui nous permettent de rester en contact avec nos collègues, notre famille peut aussi devenir une source d'interruptions. Soudain, nous nous retrouvons à avoir de la difficulté à rester concentrés, d’où l’importance, dans ces circonstances, de devenir plus assidu dans la gestion de son temps et sa concentration.

C’est dans cette optique que je vais partager avec vous, à travers les prochaines lignes, une technique de gestion de temps qui s’est avérée très utile pour moi dans cette situation de télétravail: la technique Pomodoro.

C’est quoi la technique Pomodoro?

En effet, la technique Pomodoro est une technique de gestion du temps développée par Franscico Cirillo à la fin des années 1980. La technique se base sur l’usage d’un minuteur permettant de subdiviser son temps de travail en des blocs de 25 minutes chacun appelé pomodoro. Ces blocs de 25 minutes sont séparés par des courtes pauses de 5 minutes, puis par une pause un peu plus longue de 15 à 20 minutes après 4 blocs de pomodoro complétés.

Au début de chaque pomodoro, on détermine la tâche exacte à accomplir et à la fin on peut évaluer où l’on est rendu. Chaque pomodoro est indivisible. En cas d'interruption, il doit être abandonné.

Quels sont les bénéfices de cette technique?

J'utilise la technique Pomodoro depuis un peu plus d'un an. Initialement adoptée pour lutter contre la procrastination, j’ai découvert plusieurs autres bénéfices découlant de cette adoption:

1. La simplification des tâches complexes: la technique Pomodoro m’oblige à découper des tâches complexes et longues en étapes plus simples pouvant être exécutées en 25 minutes ou moins. Ce découpage permet de transformer des tâches complexes en une suite linéaire de tâches simples à accomplir, ce qui réduit le potentiel stress qu’on peut ressentir devant une tâche complexe. 
2. Le timeboxing: le pomodoro est fortement lié au concept de timeboxing. Il est très facile de perdre beaucoup de temps en essayant une même approche à la résolution d’un problème. En mettant des limites de 25 minutes par période, la technique Pomodoro permet de réaliser rapidement si nous sommes bloqués par un problème qui nous empêche d'avancer. On est plus conscient du temps que l’on investit dans une solution qui ne fonctionne pas. 
3. Une meilleure gestion des interruptions: cette technique m’aide principalement à mieux gérer les interruptions pendant mes périodes de concentration. Par exemple, je suis plus à l’aise d‘ignorer des notifications pendant un pomodoro, car je sais que j’aurai 5 minutes dans peu de temps pour les adresser. De même, lorsqu’un collègue m’interrompt, la technique Pomodoro me donne une excellente technique pour gérer ces interruptions.

Comment gérer les interruptions pendant un pomodoro ?

Les interruptions sont inévitables pour la majorité des êtres humains. Elles peuvent venir d’un appel, d'un courriel, d'une notification sur votre téléphone, d'un collègue ou de votre enfant qui a besoin de votre attention. Pour les gérer, la technique suggère deux options de réponse. La première consiste à interrompre le pomodoro (on ne peut pas s’accorder une pause car le pomodoro est un bloc de 25 minutes indivisible) et la deuxième à reporter l’interruption. La stratégie suggérée pour reporter l’interruption est celle de “Informer-Négocier-Programmer-Recontacter”, qui consiste à:

1. Informer: informer la personne qui vous interrompt que vous êtes en plein milieu de quelque chose.
2. Négocier: négocier avec la personne pour retourner la voir plus tard afin d’adresser la situation.
3. Programmer: immédiatement, programmer dans votre calendrier le suivi avec la personne.
4. Recontacter: recontacter la personne une fois que votre pomodoro est complété et que vous êtes prêt à traiter l’interruption.

Ces deux options me permettent de gérer toutes les interruptions à mes séances de travail, que ça soit quand je suis au bureau ou à la maison.

Généralement, j’utilise les minutes de pause entre mes pomodoros pour jeter un coup d’oeil dans ma boîte de courriels, pour vérifier s’il n’y a pas de message urgent et discuter avec des collègues en cas de besoin.

Ceci dit, comme vous pouvez le remarquer, la technique Pomodoro est une technique simple mais puissante de gestion de temps. Elle demande une petite période d’adaptation, mais dès qu’elle est maîtrisée, les résultats peuvent être impressionnants.

De façon personnelle, une journée idéale pour moi consiste à faire au minimum 12 séances de Pomodoro, ce qui correspond à 5 heures de travail en mode focus. Mes petites pauses de 5 minutes entre les pomodoros (une heure au total) sont utilisées pour répondre à mes courriels, répondre aux messages instantanés de collègues sur Slack ainsi que traiter les interruptions lorsque celles-ci ne demandent pas plus que 5 minutes. Mes longues pauses, qui durent une heure au total (20 minutes chaque) sont utilisées soit pour diner, parler à ma famille, faire une petite marche ou relaxer. Les 2 autres heures restantes sont utilisées pour les différents meetings de la journée en lien avec le travail. Donc, en résumé, idéalement, ma journée consisterait à 5 heures de concentration profonde + 3 heures de travail d’équipe + 1 heure de pause / relaxation.

Enfin, si vous avez des problèmes d'interruptions dans votre journée de travail, je vous encourage fortement à essayer cette technique Pomodoro, qui ne demande pas beaucoup d’effort à mettre en place. Voici quelques suggestions de minuteur à utiliser:

1. Be focused (App MacOS que j’utilise) 
2. Marinara Timer (App web)
3. Tomighty (Windows, Linux, MacOS)
4. Focus Timer (iOS)